Как заставить собственный мозг работать более эффективно (фото)

Мне всегда было трудно соблюдать дедлайны. Неважно, сколько времени я закладываю на выполнение той или иной работы, очень часто мне с трудом удается уложиться в отведенные сроки, признается обозреватель BBC Capital.
Я знаю, что в этом не одинока: мир полон людей, тянущих с выполнением запланированных дел до последнего.
Но недавно я решила поэкспериментировать - выделять себе меньше времени, чем обычно, на выполнение определенных видов работ, чтобы повысить производительность и не откладывать важные дела на потом.
Во всем, что касается работы, я теперь намеренно ставлю себе более жесткие сроки.

• Почему полноценный сон по утрам полезен для вашей работы
• Мне нужен выходной, чтобы не сойти с ума
• Как вовремя убрать ногу с педали газа
  
  

Телефонный разговор, который раньше занял бы у меня час, теперь укладывается в 30 минут.
Статью, написание которой обычно растягивалось на три дня, я заканчиваю за два с половиной.
В моем эксперименте мне помогает приложение-календарь, напоминающее, когда пора переходить к следующему заданию в списке.
Для большинства из нас сокращение сроков выполнения повторяющихся заданий может привести к повышению производительности, утверждает Крейг Смит, основатель филадельфийской консалтинговой фирмы Trinity Insight, специализирующейся на оптимизации процессов в электронной коммерции.
В прошлом году Смит провел эксперимент, сократив на одну неделю время, первоначально отведенное команде из 17-ти сотрудников, на выполнение одного из проектов.

Выяснилось, что коллектив прекрасно справился с заданием без дополнительных рабочих дней. "Чем лучше сотрудники знакомы с принципами выполнения той или иной работы, тем меньше времени им требуется на ее завершение", - объясняет Смит.
С другой стороны, я обнаружила, что повысить производительность не так-то просто, когда речь заходит о заданиях, повторяемость которых выражается в задействованных процессах (например, взять интервью, обработать массив информации, написать или отредактировать материал), но не в содержании (каждый раз приходится работать с новой, ранее незнакомой темой).
В некоторых случаях установление более жестких временных рамок действительно помогает мне уложиться в строк. Однако чаще это бывает трудно сделать.
Например, непросто завершить телефонный звонок на 31-й минуте, если имеешь дело с особо разговорчивым собеседником.
И когда становится очевидно, что задание занимает больше времени, чем запланировано, я начинаю переживать из-за того, что выбиваюсь из графика.
Установление более коротких дедлайнов - непростая задача, требующая сноровки
Человечеству давно известны проблемы, связанные с рациональным планированием рабочего дня. Еще 60 лет назад был сформулирован закон Паркинсона, согласно которому работа занимает весь объем времени, предоставленный для ее выполнения.
Верно и обратное утверждение - при дефиците времени с любым заданием можно справиться в рекордные сроки.
В теории это означает, что любому из нас под силу быстро переделать всю работу, если разбить ее на короткие этапы.
Но всем прекрасно известно, что на практике этот принцип, как правило, работает плохо.
Главное - правильное планирование
Оказывается, проблема заключается не в самих сроках выполнения того или иного задания, а в том, как именно мы пытаемся заставить себя работать, чтобы не откладывать важные дела до последнего.
Установление более коротких дедлайнов - непростая задача, требующая сноровки.

Если с умом подойти к сокращению сроков выполнения привычной работы, у этой практики есть много плюсов, рассказал мне Брэдли Стаатс, преподающий в бизнес-школе Кенана-Флаглера при Университета Северной Каролины. (Я отвела на нашу беседу 25 минут - на пять минут меньше обычного.)
"Устанавливая ограничения по времени, мы заставляем себя завершать начатое и зачастую способны в процессе срезать углы там, где это позволяют обстоятельства”, - объяснил Стаатс, который исследует проблемы обучения и производительности персонала.
Кроме того, выполнение работы в более сжатые сроки дает работникам ощущение дисциплины и самоконтроля. "Возможно, мы не в полной мере осознаем преимущества подобного планирования", - отметил исследователь.
Однако построение распорядка дня исключительно на основе коротких дедлайнов может оказаться непродуктивным в долгосрочной перспективе, поскольку такая стратегия не оставляет времени на оценку стоящих перед нами задач, в процессе которой у нас могут появиться инновационные идеи и решения, подчеркнул Стаатс.
"В отсутствие времени на размышление мы, скорее всего, будем подходить к работе менее творчески, - считает он. - Не исключено, что при быстром выполнении текущих заданий мы не даем себе возможности подумать о том, как сделать работу более эффективной".
Золотая середина
Очень важно найти золотую середину, говорит Райан Холидей, автор книги "Как решают проблемы сильные люди".
Холидей успешно сочетает писательский труд с руководством собственным рекламным агентством. Его рабочее расписание строится на основе жестких сроков выполнения каждого задания, но при этом разные виды работы занимают разный объем времени - скажем, на одно дело у него уходит 30 минут, а на другое - 45.
Когда Холидей работает из дома, то первую половину дня посвящает работе, отнимающей наибольшее количество времени - пишет или занимается мозговым штурмом, не ставя перед собой жестких временных рамок.
Если ставить себе лишь краткосрочные цели, можно попасть в ловушку и попросту перегореть
После обеда он сосредотачивается на задачах, которые можно решить в более короткие сроки, включая телефонные звонки, встречи и ответы на электронные письма. Каждое из таких заданий занимает у него 30 минут.
Занимаясь самыми важными делами утром, Холидей затем быстро разделывается с более легкими.
"Если ставить себе лишь краткосрочные цели, можно попасть в ловушку и попросту перегореть", - говорит он.
Впрочем, и в случае с более длительными проектами важно ставить себе определенные сроки, особенно если речь идет о творческой работе, которую в отсутствие четких дедлайнов можно никогда так и не довести до конца, предупреждает Холидей.
"Если разбивать большие задания на несколько этапов, проще сосредоточиться на одном выбранном подходе к работе, в противном случае можно до бесконечности перебирать и взвешивать разные варианты".
Кроме того, по его словам, следование более жесткому графику дает ощущение прогресса - и я готова это подтвердить, поскольку сама испытываю удовлетворение, вычеркивая под конец дня выполненные дела из ежедневного списка.
Самое главное - составить рабочий план таким образом, чтобы потом не пришлось спешно догонять ускользающее время.
Прежде чем устанавливать более сжатые сроки выполнения того или иного задания, прикиньте, сколько времени у вас обычно на него уходит (можно использовать такие интернет-ресурсы, как Rescuetime.com, или приложение Toggl).
Необходимо отдавать себе отчет в том, чего именно вы хотите
Поскольку большинство из нас имеет дело с повторяющимися задачами, знание о том, в какие сроки с ними можно справиться, поможет лучше спланировать день и сократить время выполнения того или иного задания.
Стаатс порекомендовал мне сначала заниматься делами с жесткими сроками выполнения (например, набросать черновик статьи), а затем оставлять менее жестко структурированное время на то, чтобы перечитать и проанализировать написанное.
Такой подход применим и к более широкому кругу задач. Например, программист может написать первоначальный вариант кода в сжатые сроки, а затем, в более спокойном режиме, отредактировать и исправить его.
Разумеется, вопрос о том, устанавливать ли вообще жесткие временные рамки, заслуживает отдельного внимания.
Если вам точно известно, чего вы хотите добиться, тогда имеет смысл поработать над сроками выполнения задания, говорит Стаатс: "Необходимо отдавать себе отчет в том, чего именно вы хотите - тогда у вас будет больше контроля над временем, которое придется потратить на достижение цели".